Råd om datorer för företagare - 373 artiklar

Sedan början av januari har jag skrivit ett antal artiklar om datoranvändning ur en småföretagares perspektiv. Jag tänkte i denna artikel vrida perspektivet till  “vad behöver du som just startat eget”. Tanken är att ge råd till dig just ska eller just har startat ett eget företag och som funderar över vad du behöver i datorväg.

Jag utgår från att du som ny företagare är angelägen om att hålla utgifterna nere men att du trots detta behöver vissa funktioner.

I denna första artikel tänkte jag ta upp vad du som INTE använder en dator som produktionshjälpmedel behöver. Din vara eller tjänst produceras utan dator men du behöver en dator för administration och kontakter.

Hårdvaran

Först och främst så behöver du en dator – och här finns det naturligtvis många olika val. Den första frågan är om du ska ha en stationär dator eller en bärbar. Fördelen med en bärbar dator är ju det uppenbara, att den är lätt att ta med sig. Fördelen med en stationär dator är att den normalt sett är billigare och att risken för att det ska hända något med datorn (tappa i golvet, stulen, kvarglömd) är mycket mindre med en dator som har en fast plats.

Bärbar dator

Om du vill ha en bärbar, exempelvis för att du inte har en arbetsplats eller för att du behöver kunna använda datorn när du är ute på fältet, så tycker jag att du ska överväga en minidator (netbook). De är lätta, billiga och är utmärkta för e-mail och webbläsare.En netbook kostar ca 3000 exkl moms (se bärbara hos Misco). De passar inte alls om du vill köra tyngre program, men det är sannolikt inte aktuellt för dig som inte producerar din tjänst med dator. Om du vill spela spel så är detta inte rätt väg att gå.

Stationär dator

En stationär dator med en stor och bra bildskärm kan du idag få för 5-6 tusen (misco) (exklusive moms) och då är det rätt bra prestanda. Vill du komma ner i pris så finns det begagnade för under 2000 kr (Inrego, AV-huset är två exempel) . Fortfarande är det inga speldatorer om du vill köra de senaste spelen, men det är väl inte huvudsaken.

Mjukvara – tjänster

När det gäller funktionaliteten hos datorn avgörs det till största delen av vilka program du har, eller numera, vilka webbaserade tjänste du använder.

Mitt förslag är att du till största delen använder webbaserade tjänster (kallas även “molnet”, “Saas – Software as a service”), speciellt om du använder en bärbar minidator, men det är även vettigt för en stationär dator.

Varför är då webbaserade tjänster så bra?  De innebär:

1. att slipper köpa och installera programvara som sedan ska underhållas med uppdateringar.
2. att du har tillgång till dina program och din information oavsett vilken dator du använder, bara den har internetkoppling.
3. att du slipper tänka på säkerhetskopiering av datorn för att skydda din information, det ingår i normalfallet i webbtjänsten.

Nackdelen med webbaserade tjänster är ju naturligtvis att du inte kan använda dem om du inte har internetförbindelse. Täckningen på mobilt bredband är ju rätt bra i Sverige, men det finns ju undantag. Du måste själv avgöra om det passar dig.

Vad behöver du för funktioner?

Jag tror att följande basfunktioner räcker långt för ett nystartat företag:

1. e-mail och andra kommunikationsvägar
2. skriva dokument
3. göra kalkyler
4. göra presentationer
5. bokföring/fakturering
6. säkerhet

För att kunna använda dessa funktioner behöver du en dator med en webbläsare. Personligen använder jag Firefox, men det finns andra webbläsare som är bra. På en Windowsdator finns ju nästan alltid Internet Explorer, sen har vi Google Chrome och Opera samt Safari som dessutom är standard på en Mac. Det spelar mindre roll vilken du väljer – Firefox är min favorit på grund av alla tillägg (plug-in) som finns och som gör att man anpassar den efter eget tycke och smak.

E-mail

När det gäller webbaserad e-mail så tycker jag att Gmail är en klar favorit. I grunden är den gratis, du kan använda den med eget domännamn (dvs @dittegetnam.xx) och du får ett väldigt sort lagringsutrymme. Alternativ finns, men jag tycker att du ska undvika att använda webbmail kopplat till din internet-leverantör. Det är väldigt opraktiskt att behöva byta mailadress bara för att man byter leverantör.

Andra kommunikationsvägar

Det finns ju många andra sätt att kommunicera än e-mail: chat, Twitter, telefoni, nätverkande. Det gemensamma för dessa är att de kräver en internetförbindelse (ja – inte mobiltelefoni och fast telefoni, men det ligger lite utanför ämnet). Du använder dessa tjänster via webbläsaren eller ett program som du laddar ner.

Dokument, kalkyler, presentationer

För dokument,kalkyler och presentationer så kan du använda Open Office, ett gratis programpaket som du laddar ner och installerar på datorn. Fördelen är att du kan använda dessa program utan att vara ansluten till Internet, nackdelen är att du måste installera programmen och hålla dem uppdaterade vilket inte är svårt men ändå ett extra jobb.

Alternativet är att använda webbaserade tjänster även för detta. Google Docs är den vanligaste tjänsten bland svenska användare, med det finns alternativ.

När du använder webbaserade tjänster så  innebär det oftast att du lagrar dokumenten på nätet. Du kan lagra dokument på nätet även om du använder Open Office och andra program, och du kan lagra dokumenten på datorn även om du använder webbaserade tjänster – valet är ditt.

Bokföring/Fakturering

Bokföring och fakturering är viktigt för dig som företagare. Faktureringen är det som ger dig intäkter, många slarvar med detta och bara “jobbar på” men det är dumt. Skaffa dig rutiner för att fakturera – lite beroende på vad du gör. Men när du utfört ett arbete åt en kund så ska du fakturera. Det är ju faktiskt en trevlig sysselsättning att skriva fakturor  . Bokföring är inte fullt lika kul men absolut nödvändigt. Om du anlitar en redovisningsbyrå så gör de bokföringen åt dig, men faktureringen tycker jag att du ska sköta själv.

Det finns idag flera webbaserade tjänster för detta. Om du använder en redovisningsbyrå så är det praktiskt om du och de kan använda samma webbtjänst så kan du fakturera varpå informationen direkt går in i bokföringen.

Säkerhet

Slutligen så behöver du vissa säkerhetsfunktioner – säkerhetskopiering, virusskydd och intrångsskydd vilket då innebär programvara installerat på dator,

För säkerhetskopiering behöver du ett backup-program. Om du huvudsakligen använder webbaserade tjänster och lagrar informationen på nätet så är det inte så mycket som ska säkerhetskopieras, men det ska ändå göras.

När det gäller virusskydd och intrångsskydd så anser jag att man bör se på detta som en försäkring – förhoppningsvis behöver man inte utnyttja den, men om något händer så är det bra att ha. Det finns åtskilliga gratis antivirusprogram och brandväggsprogram för den som vill hålla nere kostnaderna.

Datorråd del 2

Läs även andra bloggares åsikter om nystartat företag, eget företag, starta eget, köpa dator, SaaS, Software-as-a-service, webbaserade tjänster

Läs även:

1. Datorråd för dig som startat eget företag – del 2
2. IT-strategi – något för dig?
3. Mer om att resa med dator

Sök efter mer information:

Anpassad sökning