Råd om datorer för företagare - 322 artiklar

Webbmail måste vara den mest använda webbapplikationen. Den första riktigt spridda tjänsten var HotMail, men webbmail fanns även före Hotmail, men kanske mest som ett komplement till vanlig email. Då det finns så otroligt många leverantörer av denna tjänst så kommer jag inte att gå igenom vilka de är, jag ska i stället försöka beskriva vilka typer av leverantörer det finns, vilka fördelar och nackdelar det finns med webmail samt några punkter att tänka på inför valet av leverantör.

Leverantörer av webbmail

Jag delar in leverantörerna i följande kategorier:

• Renodlade webbmailleverantörer -med detta menar jag att du kan välja att enbart nyttja tjänsten webbmail hos dessa leverantörer – det är en enskild tjänst som finns utan krav på att man köper/nyttjar någon annan tjänst. Hit räknar jag exvis Gmail, Hotmail, Yahoo och många andra.
• Webbmail hos Internetleverantör (ISP) – hos många Internetleverantörer (ISP – Internet Service Provider) ingår webbmail i paketet när man köper tjänsten.
• Webbmail kopplat till företagets mailserver – om företaget har en egen mailserver är det vanligt attman har en webbmailtjänst kopplat till denna.

Det finns det ingen skillnad mellan dessa typer om man ser till själva användningen av webbmailtjänsten, du loggar in via en webbläsare, läser och  skickar mail och kan ofta söka bland dina mail, skicka dem vidare och skriva ut. De flesta har något form av kontaktlista.

Det som skiljer tjänsterna åt är andra saker – kan du använda din egen domän, kan du ha flera mailkonton, går det att läsa mail via Outlook, Thunderbird, Eudora eller andra mailprogram som är installerade på din dator.

Eget domännamn

Låt oss börja med möjligheten att använda eget domännamn. Om företaget har en egen mailserver så har man full kontroll över domännamnet, i normalfallet så är det ju just företagets domän (eller domäner) som betjänas av er mailserver och inga andra. Om du använder en renodlad mailleverantör så får du ofta en adress där domän är mailleverantörens domän (exvis kalle.kula@gmail.com eller kalle.kula@yahoo.com). Om du har en egen domän så kan du ofta styra så att mail till kalle.kula@dindomän.se skickas vidare till en mailadress du anger – exvis kalle.kula@gmail.com. Du kan ibland även ändra så att ditt mailkonto hos mailleverantören får din domän  istället  – omstyrningen av  detta görs i exvis Gmails fall dels via den leverantör som administrerar din domän, dels hos Gmail.

Om du har en mailadress hos din internetleveratör så får du mailadresser med leveratörens domän exvis @telia.com, @glocalnet.com osv. Om du har en egen domän kan du ofta styra om mailen till dessa konton, men vad jag vet kan du inte ändra domänen på samma sätt som hos exvis  Gmail. Rent praktiskt blir det i alla fall så att de som skickar mail till dig använder din domän.

Fördelen med att ha ett eget domännamn är ju möjligheten att kunna byta leverantör utan alltför mycket strul. Jämför med hur det var att byta mobiltelefonbolag innan man kunde flytta telefonnumret – du var tvungen att trycka nya visitkort, meddela alla det nya numret osv. Nu kan du byta telefonbolag utan att omgivningen märker det. På samma sätt är det med en egen domän – du kan byta leverantör hur du vill, dina kontakter behöver inte ändra något hos sig. (Det är till och med bättre än att byta telebolag för du är inte bunden till att ha din nya leverantör i samma land som din gamla).

Överföring till din dator

Nästa punkt gäller möjligheten att föra över dina mail till din dator för att läsa dem i Outlook, Thunderbird eller något annat mailprogram som du har. I normalfallet kan du komma åt mail protkollet POP3, oftan även med IMAP – men jag har stött på mailtjänster där detta inte är möjligt. Om du inte har behov av detta så spelar det ingen roll – själv tycker jag att det är praktiskt att ha mailen lokalt, jag hanterar fyra mailadresser i min  Outlook och kan då söka bland mail oavsett hur jag fått dem (och utan att vara uppkopplad). Men om vi ska jobba helt i molnet är detta inte ett krav.  Då är det istället mer intressant om din webbaserade mailtjänst kan hämta mail hos andra, dvs att du hanterar flera mailadresser via ett mailkonto. En del leverantörer erbjuder denna tjänst, andra inte.

Utrymme

En egenskap som skiljer leverantörer åt är hur mycket mail du kan ha på ditt mailkonto. Om du har en egen server så styr du detta själv,  om inte så bör du känna till om det finns en begränsning. I webbmailens barndom var det ofta vanligt med mailkonton med en maxgräns på 5 Megabyte, i dag har vi Gmail som f.n. erbjuder  drygt 7 Gigabyte i gratisversionern och 25 Gigabyte i betalversionen. Andra leverantörer har andra begränsningar. Om du ofta tar emot eller sänder email med stora bilagor kan det snabbt krävas en del utrymme för att lagra dina mail. Du kan förstås rensa bort det du inte behöver spara – men det är skönt att vara säker på att de mail som skickas till dig inte “studsar” pga att din inbox är full.

Säkerhet

Hur är det med säkerhet när det gäller webbmail? Först och främst – att skicka email brukar liknas med att skicka vykort. När du lagt vykortet på lådan kan inte vem som helst läsa det, man måste i normalfallet jobba hos någon i distributionskedjan, men de som gör det har inga problem med att läsa ditt vykort. På samma sätt är det med ett email, det som står i ditt mail är, om du inte krypterar ditt mail, fullt läsbart för den som råkar stöta på det på vägen.  Skillnaden mellan att ha mailet på din PC och hos en webbmailleverantör är att när mailet levererats till din PC så är det, precis som vykortet när det levererats till dig, endast du som kan läsa det. Om du använder webbmail är det möjligt för personal hos din leverantör att komma åt mailet – för att inte tala om eventuella olagliga intrång.

Men eftersom du nu känner till detta så skriver du inte känslig information i email utan att kryptera den, oavsett om du använder webbmail eller ej. Hur avancerad kryptering du behöver avgörs av informationen, du kan exempelvis skriva det du vill skydda i ett worddokument som du packar ihop i en krypterad zip-fil. Lösenordet ger du till mottagaren via telefon. Ett annat alternativ är att använda PGP-kryptering (Pretty Good Privacy). Har du väldigt känslig information ska du inte skicka den i email.

Vad ska du välja? Ja, det är inte möjligt att ge ett enda svar. Mitt förslag är att du tänker på möjligheten att (i alla fall på sikt) använda ett eget domännamn. Om du har den möjligheten blir du inte inlåst – du kan relativt enkelt byta leverantör.

I nästa artikel ska vi börja titta på kontorsprogram på nätet, så håll i plånboken och avvakta med inköp av Officepaket.

Andra bloggar om: SaaS, Software as a Service, kontoret på nätet, molnet, webbmail, email

Läs även:

1. Fall inte för domänskojare
2. Säljstöd i molnet
3. Finn filen fort
4. Om du inte finns på webben så finns du inte
5. Thinkfree i molnet