Råd om datorer för företagare - 334 artiklar

Några av de vanligaste arbetsuppgifterna på en dator är att skriva ett dokument, att göra en beräkning eller en presentation av något slag, vilket är en del av förklaringen till att Microsoft Office finns på så många datorer. Om du inte vill köpa Microsoft Office så finns det alternativ, exempelvis Open Office som är gratis. I denna artikel ska vi titta närmare på ett webbaserat alternativ, Google Dokument.

Google Dokument är en tjänst där du får tillgång till ordbehandling, kalkyl och presentationsprogram samt en plats att lagra dokument. Om du har Gmail kommer du åt Dokument från menyn i Gmail annars kan du gå in här.

En kort genomgång

När du startar Google Dokument visas detta i din webbläsare:

Här ser du vilka dokument du har – just nu är det tomt.

Vi klickar på Ny/Dokument för att skapa ett textdokument, du kommer då in i ordbehandlaren.

Ordbehandlaren har naturligtvis inte alla de funktioner du hittar i Word, men som du kan se så täcker Google Dokuments ordbehandlare in de grundläggande funktioner du behöver för att skriva ett brev eller en rapport.

Kalkylfunktionen är naturligtvis också en enklare version, men den räcker till för att göra snygga tabeller och summeringar som du vill sedan använda i ett textdokument.

Presentationsprogrammet påminner naturligtvis om Powerpoint, det finns färdiga mallar att använda.

Precis som i Powerpoint ser du bilderna direkt.

Om du redan har dokument, kalkyler och liknade på din dator kan du enkelt ladda upp dem till Google Dokument. Du kan naturligtvis även spara dokumenten på din egen dator, det görs från Fil-menyn när du redigerar ett dokument. För textdokument ska du (lite ologiskt) välja Hämta fil som… för att spara på din dator, för kalkyl och presentation är det Fil/Exportera som gäller. Oavsett vilket så får du möjlighet att spara ditt dokument på din dator, dessutom finns det flera alternativ för format. Du kan exempelvis spara ditt dokument som en PDF-fil vilket är praktiskt om du vill skicka ditt dokument till någon och du inte vill att de ska kunna ändra det.

Det som gör det riktigt intressant att använda webbaserade verktyg är möjligheten att dela filerna med andra på ett kontrollerat sätt utan att ni har ett lokalt nätverk. Du kan låta andra ändra i ditt dokument eller bara ge dem tillgång till att läsa det, du kan även bestämma om dessa i sin tur ska kunna dela med sig av ditt dokument.

Är detta något för mig?

Det finns både för- och nackdelar med en tjänst som Google Dokument.

Fördelar:

• Det är gratis! – du får ordbehandling, kalkylprogram, presentationsprogram samt lagringsutrymme utan kostnad.
• Du kan enkelt dela dokument med andra via internet.
• Du kan komma åt dina dokument när som helst, från vilken dator som helst bara du har tillgång till internet.

Nackdelar:

• Du måste ha tillgång till internet för att kunna komma åt och arbeta med dina dokument
• Du har inte hela den funktionalitet som finns i exempelvis Microsoft Office även om det som finns räcker långt.
• Vad man än tycker om det så är Microsofts format en slags de facto-standard. Google Dokument kan spara i det äldre Word 2003-formatet (.doc)- men klarar inte av det nya Word 2007-formatet (docx) – man kan inte heller ladda upp dokument i det nya formatet.

En del av nackdelarna går att hantera genom att spara dokumenten till din dator och använda ett installerat program för att arbeta med dokumentet – men då tappar du en del av fördelarna, i alla fall tills du laddat upp dokumentet igen.

Även om du inte använder Google Dokuments ordbehandlare, kalkylprogram osv så kan det vara intressant att använda det för att dela dokument med andra du arbetar med. Det finns andra alternativ, men som en startpunkt duger det bra.

Säkerhet

Om dina dokument innehåller känslig information bör du inte spara den i Google Dokument eftersom du inte kan kryptera dem. Om du har behov av att dela dokument med känslig information är det bättre att använda en lagringstjänst, där kan du lagra dina krypterade filer. Artiklar om detta kommer senare.

Övriga funktioner

Om du använder Gmail och Googles Dokument så ligger det nära till hands att även använda Google Kalender för att få ordning på möten osv.  Du kan skapa en startsida för alla dessa funktioner så att du ser vad du har på gång.

I nästa artikel ska vi titta på ett alternativ – ZOHO – som innehåller många intressanta funktioner. Missa inte nästa artikel – prenumerera med RSS.

Läs även andra bloggares åsikter om kontorsprogram, i molnet, Office, Saas, Software as a Service