Råd om datorer för företagare - 322 artiklar
Ordning och reda i outlook
Nyckelord: , anpassa, mail, Microsoft Office, ordning & reda, Outlook, regler, sökmappar
Svämmar din inkorg i Outlook över? Har du svårt att finna dina viktiga meddelanden? Du kanske behöver organisera din Outlook. Här följer några praktiska tips för att få kontroll över inkorgen.
Använd mappar och regler.
Ett enkelt sätt att få kontroll är att automatiskt sortera inkommade post i mappar med hjälp av outlooks regler. Högerklicka på ett mail, välj Skapa regel..
Du får nu upp en dialogruta där du dels talar om för vilka mail denna regel gäller, dels vad som ska ske. Du kan exempelvis välja att markera rutan Från xxx där xxx är avsändaren av det aktuella mailet. Det innebär att alla mail från denna avsändare kommer att hanteras med denna regel.
Du ska sen ange vad som ska ske. Här kan du markera Flytta objektet till mappen: och ange en mapp. Du kan i detta läge även skapa en mapp.
När du sen klickar OK får du en fråga om du vill tillämpa regeln på alla objekt i den aktuella mappen (dvs Inkorgen). Gör det och klicka OK – alla mail från denna person i din inkorg kommer nu att flyttas till den nya mappen.
På detta sätt kan du sortera upp dina mail. Det finns flera olika urvalsmöjligheter så du är inte begränsad till bara avsändare. En personlig favorit är att lägga all mail där jag är cc: i en separat mapp och att markera dem som lästa (och sen tittar man igenom denna mapp när man har tid). Spar oerhört mycket tid + att det lär dina medarbetare att inte skicka cc: i onödan.
När du nu har gjort detta kommer dina mail inte att ligga i inkorgen utan i olika mappar. För att inte behöva leta igenom alla mappar efter nya mail skapar du Sökmappar.
Sökmappar
Bland dina epostmappar finns en mapp som heter Sökmappar. Högerklicka på den så får du alternativet Ny sökmapp.
Välj det och sedan alternativet Skapa en anpassad sökmapp. Du ska nu ange ett namn exvis ” Viktiga mail”.
Klicka sen på Välj , välj Tid: Mottaget, Senaste sju dagarna.
Klicka OK och sedan på bläddra bredvid rutan Personliga mappar. Du kan nu markera vilka mappar som ska ingå i denna sökmapp.
När du sedan klickar OK igen kommer din nya mapp att visas under Sökmappar. Högerklicka och markera “Lägg till i Favoritmappar” så hittar du lätt till denna.
Observera att denna mapp inte finns “på riktigt”, dina mail ligger fortfarande i de mappar (eller inkorgen) som du placerade dem i.
Man kan bygga på detta genom att även ta med skickade mail i denna hantering. Själv så har jag huvudsakligen två mappar – en som heter “Senaste tiden” och som tar med alla mail, inkomna och skickade under de senaste två veckorna, förutom de som ligger i vissa mappar som där jag lägger nyhetsbrev, RSS-prenumerationer mm. För dessa har jag en annan sökmapp som heter “Nyheter”. Då jag har rätt många nyhetsprenumerationer slipper jag på detta sätt att få min vanliga epost blandat med nyhetsbreven.
I ett kommande inlägg ska jag ta upp några andra tips för att få ordning på mailen.
Läs även artikeln om X1 – ett sökverktyg som gör det lätt att hitta bland mail och annat.
Läs även:
- Kom åt dina mappar snabbt
- Finn filen fort
- Praktiska tillägg till Outlook
- Mera ordning och reda i Outlook
- Xobni – en intressant plugin för Outlook
9 kommentarer till “Ordning och reda i outlook”
Skriv en kommentar
Sök på jobbdator
annons
| |
Utgivare
Jobbdator drivs av Carl Julin som till vardags är konsult och projektledare inom IT.
Mer information
Kolla verktyget xobni http://www.xobni.com, ett av de absolut de bästa tillbehör till outlook gör mail, bilagor sökbara. tycker att du kan summera dett verktyg
Shysst blogg
Jag ska titta på det. Dock så använder jag X1 som jag skrivit om i ett annat inlägg. Söker i outlook, arkiv, filer och allt
Utmärkta tips! Saknar en viktig sak: Hur annulera eller redigera tidigare regler?
Tack! Om du vill ta bort eller ändra en regel så går du in i menyn under “Verktyg/Regler och aviseringar”. Du får då upp en lista med alla regler och kan enkelt ändra eller ta bort dem
[...] Ordning och reda i outlook [...]
Hej.
En fråga, jag har tänkt och skapa en back-up på min Outlook 2007.
Jag har funnit en hel del tips och kommit fram till att man bör;
“Exportera en .pst[personlig mappfil] (mha Arkiv, Import/Export, Exportera till en fil, export. till en .pst-fil etc…)
När jag väl har gjort back-upen så finner jag sedan i mål-mappen
C:\Documents and Settings\User\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook
att förutom back-up filen på 200mb, att det även finns en fil som heter outlook1 på 160mb.
Vad är outloock1 för fil?
När jag sedan skall återställa outlook med mina tidigare kontakter, mapper etc., ska jag backa up från outlook1 eller back-up (det kanske är självklart att man ska ta back-up filen, men varför är outlook1 filen isf. så stor)?
tacksam för svar
/farsan
Hej,
det beror lite på vad det är för filtyp – om det är en .pst-fil så är det en backup eller kanske din arkiv-fil. Titta på datumet på filen så ser du när den skapades.
Det kan också vara så att Outlook.pst är din “riktiga” outlook-fil och att Outlook1 är din backup.
Under Arkiv/Datafilshantering kan du se vilka filer som Outlook använder.
Hoppas detta hjälper dig.
Hej Carl J!
Sorterar idag enligt mappmönstret, får inte installera xobi eller x1 för min arbetsgivare. Detta medför att jag inte kan söka i mina mail om jag inte vet vilken mapp som jag ska söka i.
Såg att det går att kategorisera mail, skulle det gå att använda funktionen för att uppnå samma sak som med mappar + att samtliga mail är sökbara samtidigt?
Hej Johan,
har du provat att skapa en sökmapp, dvs en mapp som innehåller alla mail enligt vissa kriterier (jag har exempelvis en med alla mail – både inkomna och utgående – för de senaste 14 dagarna) och sen söka i den. Om du använder kategorier för dina mail kan du skapa en eller flera sökmappar och sen söka i dem. Hoppas detta hjälper