Råd om datorer för företagare - 373 artiklar

Ni känner säkert igen situationen – “jag har ett mail som handlar om detta, men vem var det ifrån?”, ” Var la jag dokumentet som handlade om xxx?” I och med att vi får mer och mer plats på våra diskar så blir det svårare att hitta rätt dokument. Det finns en sökfunktion i Windows, men i mitt tycke är den dels för långsam, dels så kan jag inte söka så exakt som jag vill.

Sen flera år använder jag en produkt som heter X1. Ett slag tror jag att den hette Yahoo Desktop Search eller något liknande. Jag tycker att det är en toppenprodukt – den söker den rätt på mail i Outlook, inklusive det som ligger i arkivfilerna, hittar filer på både datorns disk och nätverksdiskarna och kan söka på filnamn, platser och innehåll. Programmet kan även söka i Exchange och Lotus Notes. Numera söker jag alltid rätt på mail och filer istället för att bläddra i kataloger.

Programmet klara även av att söka på innehåll i filer , dessutom kan man kombinera flera sökbegrepp för att få bättre träff – exempelvis att det är ett Word-dokument som är skapat förra månaden och att det innehåller ordet “Offert”.

Man kan ladda ner programmet och testa i 30 dagar. Efter dessa 30 dagar kan man köra en enklare version av programmet som inte klara av att söka i Outlook arkivfiler, Exchange, Notes eller nätverksdiskar (dvs man kan bara söka på den lokala datorn). Vill man ha full funktionalitet så kostar programmet 50 US dollar för en licens, då ingå ett års support.

Testa programmet – det kostar inget i 30 dagar.

När du har laddat ner X1 så finns det några enkla inställningar:

Under Tools/Options hittar du denna bild

Basic Options:

Här kryssar man lämligen i “Load X1 at startup” och “Show X1 icon in system tray”

Indexing:

Här ställer man in var indexfilen ska ligga – programmet förslår själv en plats men du kan ändra om du vill”

Kryssa i om programmet ska få indexera när det är minimera (rekommenderas) och om det ska indexera när du kör på batteri (rekommenderas inte)

Sen väljer du även hur programmet ska sköta indexering när du använder datorn. Jag föreslår att du väljer “Always delay…” så stör programmet så lite som möjligt.

Indexing/Files:

Här talar du om när sökning ska ske. Kryssa i rutan “Index local files in real-time” så görs det när datorn är ledig. Om du kommer att söka på nätverksdiskar så anger du när detta ska ske under “Schedule Indexing”

Tryck på “More Indexing Options” så får du upp ett fönster där du anger vad som ska indexeras (avser filer). Här kan man även tala om X1 ska indexera innehåller eller ej

Indexing/Email

Här kan man ange om X1 ska lagra kopior av email index eller ej. Jag föreslår att du lämnar rutan tom. Om du ofta söker på mail och tycker att det tar lång tid att få fram dem kan du kryssa i denna senare.

Indexing/Outlook (Outlook Express, Thunderbird, Lotus Notes)

Denna flik fungerar på samma sätt som “Files”. När ska sökning ske? Kryssa i rutan “Index in real-time” så kommer nya mail med i sökningarna tämligen omgående.

Klicka på “Select folders to scan” och ta med de Outlookfiler (eller Notes osv) som ska indexeras. Glöm inte arkivfilerna.

Indexing Contacts /Calendar /Tasks

Här finns inte möjligheten “Real-Time” -man kan sätta att indexering ska ske var x:e minut, men en gång om dagen vid en viss tid borde ju räcka för de flesta.

Keyboard shortcuts

Här kan du ändra de förinställda snabbkommandona

Searching

Kryssa i “Highlight search terms” och “Auto-scroll to first match” så blir det lättare att se sökorden i resultatlistan. Med Autoscroll hamnar du direkt på första träffen.

“Carry search term over” kan vara bra att ha om man gör mer komplicerade sökningar – då behöver man inte skriva om sökbergreppen när man gör flera sökningar i rad.

Testa programmet – det kostar inget i 30 dagar.

Det finns mer avancerade versioner för större företag.

Läs även:

1. Finn filen fort
2. Hitta bilagan med OutlookAttachView
3. Xobni – en intressant plugin för Outlook

Sök efter mer information:

Anpassad sökning